Perbedaan Struk, Invoice, Kwitansi, dan Nota: Kapan Harus Digunakan? Berikut Contohnya

5 min read
invoice Keuangan UMKM

Punya usaha tapi masih bingung perbedaan struk, invoice, kwitansi, dan nota? Dokumen-dokumen ini memang sering dianggap sama, padahal masing-masing punya fungsi, bentuk, dan waktu penggunaan yang berbeda. Kalau tidak dipahami dengan benar, bisa-bisa salah dokumen dan bikin transaksi jadi tidak tercatat dengan rapi.

Artikel ini akan membantu Anda memahami perbedaan nyata antara struk, invoice, kwitansi, dan nota mulai dari definisinya, kapan digunakan, hingga contoh dan cara membuatnya. Panduan ini cocok untuk UMKM, akuntan, staf keuangan, hingga pelaku bisnis profesional yang ingin memastikan administrasi keuangannya rapi dan sesuai standar.

Daftar Isi

Pengertian dari Masing-Masing Beserta Fungsinya

Struk

struk

Struk adalah bukti pembayaran yang biasanya dicetak otomatis oleh mesin kasir saat transaksi selesai. Struk menunjukkan detail transaksi seperti nama barang, jumlah, harga, total, dan metode pembayaran. Struk digunakan terutama di sektor ritel atau saat transaksi langsung selesai dibayar.

Invoice

invoice

Invoice atau faktur adalah dokumen tagihan resmi yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diberikan, namun belum dibayar. Biasanya digunakan dalam transaksi B2B dan berisi detail lengkap seperti nama perusahaan, daftar barang/jasa, harga, pajak, hingga termin pembayaran.

Kwitansi

kwitansi

Kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah dilakukan. Biasanya ditandatangani oleh penerima uang dan diberikan kepada pemberi uang. Kwitansi banyak digunakan dalam transaksi manual seperti pembayaran seawa, pelunasan proyek, hingga pembayaran antar individu.

Nota

Nota pembelian

Nota adalah dokumen yang mencatat transaksi jual beli tunai, hampir mirip struk, namun bisa ditulis tangan atau manual. Nota berfungsi sebagai bukti bahwa suatu barang/jasa telah diterima dan dibayar secara langsung.

Perbedaan Struk, Invoice, Kwitansi dan Nota dari Berbagai Aspek

Aspek	Struk	Invoice	Kwitansi	Nota
Waktu Diberikan	Setelah pembayaran	Sebelum pembayaran	Setelah pembayaran	Sebelum pembayaran
Tujuan	Bukti pembelian ritel	Menagih pembayaran	Bukti pembayaran lunas	Bukti pembelian tunai
Format	Otomatis dari mesin	Formal, bisa elektronik	Manual/tulis tangan	Manual atau cetak
Digunakan Oleh	Ritel, restoran	Perusahaan, vendor B2B	Kontraktor, individu	UMKM, toko kecil
Ada Pajak	Kadang-kadang	Ya	Tidak	Kadang-kadang

Perbedaan Kwitansi dengan Nota

Kwitansi dan nota sama-sama digunakan dalam transaksi jual beli, tetapi memiliki fungsi yang berbeda. Kwitansi berperan sebagai bukti sah bahwa pembayaran telah diterima oleh penjual, dengan informasi seperti jumlah uang (angka dan huruf), nama pembayar dan penerima, tanggal transaksi, serta tanda tangan penerima. Karena memverifikasi pelunasan, kwitansi memiliki kekuatan hukum.

Sementara itu, nota berfungsi sebagai dokumen yang mencatat rincian barang atau jasa yang dibeli, mencakup daftar item, jumlah, harga satuan, dan total biaya. Fokus utama nota adalah sebagai bukti pesanan dan tagihan, bukan sebagai bukti pembayaran. Dengan kata lain, kwitansi membuktikan uang telah dibayarkan, sedangkan nota menunjukkan apa yang dibeli dan berapa biayanya.

Cara Membuat Invoice

Membuat invoice perlu mencantumkan elemen berikut:

Nama dan alamat penjual dan pembeli
Nomor invoice dan tanggal
Rincian barang/jasa
Jumlah dan harga
Pajak (jika ada)
Termin atau batas waktu pembayaran
Metode pembayaran

Gunakan template atau sistem digital seperti Jack Invoice untuk otomatisasi pembuatan invoice yang cepat dan bisa langsung dikirim ke klien.

Cara Membuat Kwitansi

Kwitansi biasanya ditulis dengan:

Nomor kwitansi
Tanggal pembayaran
Jumlah uang yang diterima
Nama pemberi dan penerima
Tujuan pembayaran
Tanda tangan penerima
Materai jika diperlukan (biasanya untuk jumlah besar)

Kwitansi dapat ditulis tangan atau menggunakan template PDF siap cetak.

Cara Membuat Nota

Nota bisa dibuat dengan menyertakan:

Nama toko atau penjual
Tanggal transaksi
Nama barang dan jumlah
Harga satuan dan total
Tanda tangan penjual

Nota bisa dibuat dalam dua rangkap: satu untuk pembeli dan satu untuk arsip penjual.

Cara Membuat Struk

Struk biasanya dibuat secara otomatis oleh sistem kasir. Namun, jika manual:

Gunakan format dengan kolom tanggal, barang, jumlah, harga, dan total
Tambahkan logo toko dan alamat
Cantumkan metode pembayaran (tunai, kartu)

Untuk bisnis skala kecil, bisa menggunakan aplikasi POS (Point of Sale) sederhana atau Excel template.

Memahami perbedaan antara struk, invoice, kwitansi, dan nota akan sangat membantu dalam pencatatan keuangan dan validasi transaksi. Dengan memilih dokumen yang tepat sesuai konteks, Anda bisa memastikan setiap transaksi terekam jelas dan akuntabilitas terjaga.

Untuk bisnis yang ingin mengelola invoice dan pembayaran lebih cepat dan terintegrasi, gunakan fitur seperti Pay by card bersama aplikasi transfez. Dengan sistem digital, Anda tak hanya hemat waktu, tapi juga menghindari kesalahan manual dan kehilangan data.

Apa Itu Pay by Card?

Pay by Card adalah solusi pembayaran inovatif dari Transfez yang memungkinkan bisnis membayar invoice internasional menggunakan kartu kredit mereka. Fitur ini ideal bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan arus kas sambil mendapatkan keuntungan tambahan seperti poin reward, cashback, atau air miles dari penyedia kartu kredit.

Dengan Pay by Card, Anda dapat melakukan pembayaran ke berbagai negara tanpa perlu khawatir tentang keterbatasan metode pembayaran. Bahkan jika vendor Anda tidak menerima pembayaran dengan kartu kredit, Transfez akan mengubah pembayaran kartu kredit Anda menjadi transfer bank langsung ke rekening penerima di luar negeri.

Cara Menggunakan Pay by Card

Mudah! Ikuti langkah-langkah berikut:

Masukkan Detail Invoice – Pilih negara tujuan dan jumlah pembayaran.
Upload Invoice & Informasi Penerima – Pastikan semua detail benar, termasuk rekening penerima.
Bayar dengan Kartu Kredit – Gunakan kartu kredit VISA, MasterCard, atau JCB untuk menyelesaikan pembayaran.
Transaksi Diproses & Dana Ditransfer – Setelah pembayaran berhasil, Transfez akan memproses transaksi dan mengirim dana ke rekening penerima. Anda juga bisa melacak status pembayaran secara real-time!

Kenapa Masih Pakai Transfer Tradisional? Gunakan Pay by Card saja!
✔ Jaga keuangan bisnis tetap fleksibel
✔ Manfaatkan keuntungan dari kartu kredit
✔ Lakukan pembayaran internasional dengan lebih mudah

📌 Klik di sini untuk mulai menggunakan Pay by Card dan permudah transaksi global Anda!

Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke luar negeri dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Transfez Bisnis juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs.