7 Tahapan Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Malaysia yang Wajib Kamu Tahu Sebelum Berangkat
Bekerja di Malaysia melalui Employment Pass EP kategori profesional atau Temporary Employment Pass memerlukan proses legalisasi dokumen kerja ke malaysia yang teliti. Sebab, Jabatan Imigrasi Malaysia JIM kerap menolak aplikasi jika chain legalisasi tidak lengkap mulai dari notaris hingga stempel Kedutaan Besar Malaysia.
Sebagai negara tetangga tanpa ikatan Hague Convention penuh, Malaysia menuntut verifikasi berlapis pada ijazah, transkrip nilai, Surat Keterangan Catatan Kepolisian SKCK, dan dokumen pendukung lainnya. Artikel ini akan menguraikan tujuh tahapan proses secara berurutan.
1. Pilih Jenis Visa dan Dapatkan Job Offer dari Employer Sponsor Lisensi ESD
Mulai dengan menentukan jenis visa sesuai kualifikasi. Contohnya seperti EP Tier 1 untuk eksekutif gaji RM10.000 ke atas, Tier 2 untuk profesional RM5.000-RM9.999, atau PVP untuk kunjungan kerja singkat. Minta surat job offer resmi dari perusahaan sponsor yang sudah punya lesen ESD aktif, lengkapi detail jabatan, gaji bulanan, durasi kontrak minimal satu tahun, dan nomor referensi lowongan dari MyFutureJobs. Pemahaman jenis visa ini mencegah kesalahan aplikasi yang berujung penolakan ESD endorsement di awal tahap.
Setelah dapat job offer, daftarkan CV Anda di myfuturejobs.gov.my untuk matching otomatis. Konsultasikan dengan agensi perekrutan berizin Kemnaker RI biaya sekitar RM500-RM1.000 untuk pastikan sponsor kredibel tanpa blacklist JIM.
2. Kumpulkan Dokumen Asli Lengkap dari Instansi Penerbit Resmi
Kumpulkan ijazah sarjana atau diploma asli dengan cap dan tanda tangan dekan dari perguruan tinggi terakreditaban. Sertakan juga paspor dengan masa berlaku minimal 18 bulan dari tanggal kedaluwarsa visa, Kartu Tanda Penduduk KTP, dan bukti pengalaman kerja berupa surat referensi dari HRD mantan perusahaan. Hindari dokumen rusak atau fotokopi biasa karena JIM mensyaratkan asli untuk verifikasi fisik nanti.
Buat setidaknya sepuluh salinan fotokopi berkualitas tinggi dari setiap dokumen asli untuk keperluan notaris dan pengiriman. Kemudian, simpan asli di tempat aman seperti brankas tahan api mengingat proses bisa memakan satu hingga dua bulan. Pengumpulan rapi ini memastikan alur legalisasi berjalan lancar tanpa penundaan mendadak.
3. Terjemahkan Dokumen ke Bahasa Inggris oleh Penerjemah Tersumpah Resmi
Pilih jasa penerjemah tersumpah yang terdaftar di Kementerian Hukum dan HAM atau Himpunan Penerjemah Indonesia HPI. Setiap halaman terjemahan harus dilengkapi stempel basah dan tanda tangan penerjemah beserta nomor registrasi. Jangan gunakan terjemahan bebas atau aplikasi online karena langsung ditolak saat review ESD atau Kedubes Malaysia.
Susun dokumen dalam format bilingual asli di sebelah kiri dan terjemahan di kanan dengan penomoran halaman berurutan. Cari penerjemah berpengalaman visa Malaysia melalui forum migran di Facebook atau LinkedIn untuk testimoni real, hindari yang overload agar tepat waktu.
4. Notarisasi Dokumen Asli dan Versi Terjemahan Secara Menyeluruh
Datangi Pejabat Pembuat Akta Tanah PPAT atau notaris umum untuk menyahkan tanda tangan penerbit dokumen seperti rektor universitas atau kepala Dispendukcapil. Prioritaskan notarisasi pada ijazah, transkrip, surat referensi kerja, dan akta kelahiran, dapatkan buku nota notaris dengan nomor urut sebagai bukti rantai autentikasi untuk Kemlu nanti.
Estimasi biaya notarisasi lengkap Rp300.000 hingga Rp600.000 untuk seluruh set. Simpan kwitansi pembayaran dan salinan hasil notaris dalam folder digital terstruktur untuk tracking mudah selama proses panjang. Langkah ini memperkuat integritas dokumen menuju tahapan legalisasi tingkat nasional.
5. Legalisasi di Kemenkumham atau Kemenag Tergantung Jenis Dokumen
Untuk dokumen pendidikan tinggi seperti ijazah, ajukan legalisasi di Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kemenkumham. Dokumen keagamaan seperti ijazah madrasah lewat Kemenag terlebih dahulu baru Kemenkumham, sementara SKCK dari Mabes Polri langsung ke Kemenkumham untuk verifikasi keabsahan data criminal.
Pantau status pengajuan melalui aplikasi AHU Online dengan nomor tracking unik, ambil hasil fisik atau digital yang sama validnya untuk pengiriman selanjutnya via kurir terpercaya seperti Pos Indonesia atau JNE. Legalisasi nasional ini menyediakan pengakuan resmi yang dibutuhkan untuk authentication internasional.
6. Authentication Resmi di Kementerian Luar Negeri Kemlu RI
Setelah Kemenkumham, submit dokumen ke Sistem Informasi Manajemen Konsuler Luar Negeri SIMKL di kemlu.go.id. Tanpa stempel Kemlu, Kedubes Malaysia akan kembalikan paket tanpa review.
Upload scan berkualitas tinggi ke portal SIMKL lengkap dengan formulir pengajuan. Pilih opsi pengambilan digital untuk kecepatan atau fisik untuk kirim pos ke Kuala Lumpur jika pakai jasa. Authentication Kemlu menutup celah verifikasi dan membuka pintu tahap akhir legalisasi.
Baca Juga: 10 Industri di Malaysia yang Menjadi Magnet Bagi Pekerja Asing
7. Legalisasi Penutup di Kedutaan Malaysia dan Pengajuan ESD atau VDR
Bawa seluruh dokumen authenticated ke Kedutaan Besar Malaysia di Jakarta atau konsulat di Medan/Balikpapan untuk stempel legalisasi akhir. Proses satu hingga tiga hari biaya RM200-RM400 tergantung jumlah lembar setelah employer upload ESD awal. Lengkapi medical screening FOMEMA dari panel klinik seperti Ramsay Sime Darby di Malaysia RM250 dewasa, SKCK valid maksimal tiga bulan, dan biometrics jika EP panjang. Appointment Kedubes antre seminggu, kirim via DHL dengan tracking untuk sponsor proses VDR.
Employer konfirmasi ESD approval via portal imi.gov.my share link VDR, jadwalkan kedatangan di pintu masuk KLIA dengan visa stamp siap. Pantau kuota bulanan ESD untuk hindari over-subscribe, biaya visa RM100-RM300 tambahan. Legalisasi final ini memastikan masuk Malaysia bebas tolak imigrasi dan mulai kerja langsung.
Mengikuti tujuh tahapan proses legalisasi ini secara disiplin akan meminimalkan risiko penolakan hingga 90 persen, dengan total biaya Rp5 juta hingga RM10.000 dan waktu satu hingga dua bulan keseluruhan. Selalu periksa update regulasi di situs resmi JIM dan ESD setiap minggu, terutama kuota 2026 untuk pekerja terampil Indonesia. Dengan persiapan matang seperti ini, peluang karir stabil di negeri jiran menjadi kenyataan nyata tanpa penantian melelahkan atau pengeluaran sia-sia.
Download Aplikasi Transfez
Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke Malaysia dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Jack Finance juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs. Download sekarang!
