Tahapan Penting dalam Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Arab Saudi yang Wajib Anda Ketahui

Legalisasi dokumen kerja ke Arab Saudi adalah proses membuktikan bahwa dokumen Anda benar-benar diterbitkan oleh pihak yang berwenang. Arab Saudi sudah menjadi pihak pada Konvensi Apostille dengan tanggal berlaku 7 Desember 2022, sehingga untuk banyak dokumen public jalurnya bisa jauh lebih ringkas dibanding legalisasi berlapis.

Namun di lapangan, penolakan masih sering terjadi karena pemohon salah memilih jalur, mengabaikan legalisir instansi penerbit, atau menyiapkan terjemahan yang tidak bisa dipertanggungjawabkan. Artikel ini merangkum tahapan yang paling menentukan agar dokumen kerja Anda “siap diperiksa” sebelum berangkat.

1. Tetapkan dulu tujuan pemakaian dokumen dan pilih jalur: apostille atau legalisasi konsuler

Arab Saudi tercatat sebagai pihak Konvensi Apostille dengan entry into force 7 Desember 2022, sehingga dokumen publik dari negara pihak lain yang sudah ber-apostille pada prinsipnya dapat diterima tanpa legalisasi konsuler tambahan.  Dalam konteks Indonesia, layanan apostille memang dirancang untuk dipakai di negara yang mengakui sertifikat apostille. Dengan begitu, memilih jalur sejak awal akan menghemat waktu dan biaya.

Di Arab Saudi sendiri, otoritas seperti SAMA menegaskan bahwa dokumen asing yang sudah memiliki sertifikat “Apostille” tidak perlu lagi diautentikasi oleh Kementerian Luar Negeri Saudi atau perwakilan diplomatik terkait.  Meski begitu, beberapa pihak penerima masih dapat meminta tahapan tambahan untuk kebutuhan internal.

2. Buat daftar dokumen kerja yang benar-benar diminta, lalu pisahkan dokumen publik dan dokumen privat

Mulailah dengan daftar dokumen inti yang paling sering diminta untuk kerja, seperti ijazah, transkrip, surat pengalaman kerja, kontrak kerja, SKCK, serta dokumen identitas. Pada layanan apostille Indonesia, beberapa jenis dokumen yang dapat diajukan mencakup ijazah, dokumen kependudukan, SKCK, dokumen notaris, sertifikat, dan dokumen hukum lainnya.

Pemisahan dokumen penting karena dokumen publik umumnya bisa langsung masuk jalur apostille. Sedangkan dokumen privat biasanya perlu “diangkat” dulu lewat notarisasi atau pengesahan tertentu agar tanda tangan pihak penandatangan dapat dinilai sah.

3. Rapikan dokumen dari sumbernya: legalisir instansi penerbit sebelum bicara apostille

Kesalahan yang sering memicu penolakan adalah dokumen sudah diterjemahkan dan discan rapi, tetapi ternyata belum dilegalisir oleh instansi penerbitnya. Standar layanan apostille Indonesia menyebut bahwa pemohon menyiapkan pindai dokumen Indonesia untuk dipakai di luar negeri dan dokumen tersebut telah dilegalisir oleh pejabat publik di instansi/lembaga penerbit dokumen.

Jika legalisir penerbitnya tidak ada atau capnya tidak jelas, dokumen Anda berisiko gagal verifikasi karena petugas tidak punya pijakan untuk mencocokkan pejabat penandatangan. Di tahap ini, biasakan memeriksa detail kecil seperti tanggal terbit, nama pejabat, dan keterbacaan stemple.

Baca Juga: Inilah 10 Industri Terbesar di Arab Saudi yang Dipenuhi Pekerja Migran dari Asia dan Afrika 

4. Notarisasi untuk dokumen privat, agar surat kerja internal tidak dianggap “kertas biasa”

Surat pengalaman kerja, surat referensi, atau surat keterangan gaji sering berasal dari perusahaan dan tidak otomatis masuk kategori dokumen publik. Agar kuat secara pembuktian, dokumen seperti ini lazim dibuat dalam bentuk yang melibatkan notaris, misalnya pengesahan tanda tangan atau pernyataan di hadapan notaris, sehingga identitas penandatangan lebih mudah dipertanggungjawabkan.

Tahap notarisasi juga memudahkan Anda saat diminta menunjukkan rantai pengesahan yang jelas, terutama jika dokumen akan dipakai untuk beberapa proses sekaligus. Selain itu, dokumen notaris termasuk salah satu jenis dokumen yang dapat diajukan untuk apostille pada layanan Indonesia, sehingga notaris sering menjadi “jembatan” untuk dokumen kerja yang sifatnya privat.

5. Siapkan terjemahan yang tepat sasaran (Arab/Inggris), lengkap, dan konsisten dengan paspor

Untuk administrasi di Arab Saudi, banyak instansi meminta dokumen tersedia dalam bahasa yang mereka gunakan, sehingga terjemahan sering menjadi penentu apakah dokumen Anda langsung diproses atau diminta ulang. Beberapa panduan layanan legalisasi di perwakilan Saudi menekankan kebutuhan dokumen asli dan salinan, serta membuka kemungkinan penolakan bila syarat tidak dipenuhi, sehingga terjemahan yang rapi membantu mengurangi risiko “dikembalikan karena format”.

Terjemahan yang aman biasanya memiliki tiga ciri: menerjemahkan semua cap dan catatan penting, memakai ejaan nama sesuai paspor, dan tidak mengubah format angka, tanggal, serta nomor dokumen. Jika Anda mengurus legalisasi melalui misi Saudi tertentu, proses “Document Ratification” juga terkait pembayaran dan administrasi via Enjaz, sehingga terjemahan yang rapi akan memudahkan pengisian data dan pengecekan.

6. Ajukan apostille di Kemenkumham (Ditjen AHU) dan simpan bukti verifikasi sertifikat

Di Indonesia, apostille diajukan melalui aplikasi resmi AHU, diverifikasi oleh Ditjen AHU, lalu Anda melakukan pembayaran dan mencetak sertifikat/stiker legalisir di kantor wilayah.  Layanan ini disebut aktif untuk publik sejak 4 Juni 2022, dan pencetakan sertifikat sudah bisa dilakukan di Kanwil Kemenkumham, sehingga Anda tidak perlu memusatkan proses di satu kota saja.

Setelah apostille terbit, lakukan verifikasi sertifikat melalui tautan verifikasi resmi AHU dan simpan hasilnya dalam arsip digital.  Kebiasaan ini berguna saat HR atau agen di Arab Saudi meminta bukti bahwa stiker/sertifikat yang menempel pada dokumen memang valid dan bukan hasil scan yang beredar tanpa kontrol.

Baca Juga: Hal Penting tentang Etika Kerja dan Budaya Perusahaan di Arab Saudi

7. Siapkan jalur alternatif jika diminta legalisasi Kemlu, terutama untuk dokumen di luar cakupan apostille atau permintaan khusus

Walau apostille sudah menyederhanakan banyak kebutuhan, Anda tetap perlu menyiapkan rute legalisasi lain jika dokumen Anda tidak termasuk objek apostille atau pihak penerima meminta format lama. Kemenlu RI menjalankan layanan legalisasi melalui aplikasi berbasis Android, dengan alur registrasi, pengajuan, notifikasi persetujuan, pembayaran PNBP setelah diminta, unggah bukti bayar, lalu datang ke loket sesuai notifikasi.

Dalam panduan tersebut, Kemenlu menegaskan verifikasi dokumen dan pembayaran dilakukan pada hari dan jam kerja, serta pemohon tidak dibenarkan membayar sebelum menerima notifikasi perintah pembayaran.  Jika Anda menjalankan jalur ini, simpan seluruh notifikasi aplikasi dan bukti pembayaran, karena dokumen pendukung proses sering diminta saat Anda melanjutkan ke tahap perwakilan negara tujuan.

Legalisasi dokumen kerja ke Arab Saudi kini lebih sederhana karena Arab Saudi berlaku sebagai pihak Konvensi Apostille sejak 7 Desember 2022.  Meski begitu, keberhasilan proses tetap ditentukan oleh hal-hal yang terlihat “kecil”. Jika Anda mengikuti tahapan di atas secara berurutan, dokumen Anda lebih cepat diterima oleh HR, agen, atau instansi di Arab Saudi.

Download Aplikasi Transfez

Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke Arab Saudi dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Jack Finance juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs. Download sekarang!