7 Tahapan Penting dalam Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Jerman yang Wajib Anda Ketahui Sebelum Berangkat
Proses Legalisasi dokumen kerja ke Jerman pada dasarnya adalah proses menyiapkan bukti tertulis agar instansi Jerman yakin dokumen Anda asli. Indonesia dan Jerman sama-sama berada dalam Konvensi Apostille 1961. Banyak dokumen publik cukup memakai apostille tanpa legalisasi berlapis di kedutaan.
Walau jalurnya lebih ringkas, dokumen tetap bisa “mental” bila apostille ditempel di tempat yang salah. Kedutaan Jerman di Jakarta juga menegaskan bahwa apostille harus melekat pada dokumen asli dan tidak cukup jika ditempel pada salinan, serta prosedur ini harus diselesaikan sebelum Anda mengajukan visa. Dengan alur tujuh tahapan di bawah ini, Anda bisa meminimalkan revisi dan menghindari penundaan yang sering muncul menjelang hari keberangkatan.
1. Tetapkan dulu “tujuan pemakaian dokumen” agar formatnya tidak salah arah
Langkah paling awal adalah mencatat dokumen akan dipakai untuk jalur apa, misalnya pengajuan visa, verifikasi HR, atau pengakuan kualifikasi di Jerman. Otoritas Jerman menjelaskan bahwa dokumen asing umumnya diakui bila keaslian dan kekuatan pembuktiannya dipastikan lewat prosedur.
Setelah tujuan jelas, buat daftar dokumen per kategori: identitas, pendidikan, pengalaman kerja, catatan sipil, dan dokumen pendukung profesi. Untuk kebutuhan di Jerman, terjemahan sering diminta dalam bahasa Jerman dan idealnya dibuat oleh penerjemah tersumpah atau tersertifikasi di Jerman. Dengan daftar yang rapi, Anda bisa mengurus dokumen dari yang paling lama prosesnya lebih dulu, terutama jika ada pengakuan kualifikasi yang memakan waktu.
2. Kumpulkan dokumen “inti kerja” plus dokumen penghubung identitas yang sering terlupakan
Dokumen kerja yang lazim diminta meliputi surat keterangan kerja, kontrak kerja, dan bukti kualifikasi seperti ijazah atau transkrip. Lalu, disesuaikan dengan kebutuhan visa atau pengakuan profesi. Jika Anda masuk jalur pengakuan kualifikasi, portal resmi pengakuan di Jerman menjelaskan bahwa dokumen yang biasanya diperlukan mencakup bukti identitas. Dokumen perubahan nama, bila ada, sebaiknya diposisikan sebagai “dokumen penghubung” agar nama di paspor tidak dianggap berbeda orang dengan nama di ijazah.
Selain dokumen inti, siapkan dokumen catatan sipil bila diperlukan, seperti akta lahir atau akta nikah. Beberapa proses administrasi di Jerman membutuhkan rujukan status identitas yang konsisten. Jika Anda menata dokumen penghubung sejak awal, proses pemeriksaan biasanya lebih cepat karena petugas tidak perlu meminta klarifikasi berulang.
3. Pastikan dokumen publik sudah “siap apostille” dari instansi penerbit, bukan sekadar hasil scan
Di Indonesia, layanan apostille menekankan bahwa dokumen yang diajukan harus berupa pindai dokumen Indonesia untuk dipakai di luar negeri dan. Ketentuan ini penting karena apostille bukan alat untuk “memperbaiki” dokumen yang belum jelas pejabat penandatangan dan cap resminya. Jika legalisir penerbitnya lemah atau tidak terbaca, verifikasi di tahap apostille bisa tersendat dan membuat jadwal Anda mundur.
Pada praktiknya, rapikan dokumen dari sumbernya dengan memastikan stempel jelas, tanda tangan utuh, dan tidak ada perubahan setelah dokumen diterbitkan. Jika Anda mengandalkan salinan, gunakan salinan yang memang diakui sebagai salinan resmi.
Baca Juga: Mengupas Etika Kerja dan Budaya Perusahaan di Jerman Secara Mendalam
4. Ajukan apostille Indonesia melalui kanal resmi, lalu simpan bukti dan data verifikasinya
Apostille di Indonesia diterbitkan oleh Kementerian Hukum dan HAM sebagai competent authority, dan persyaratannya mencakup identitas berupa KTP serta dokumen yang telah dilegalisir. Jenis dokumen yang bisa diajukan cukup luas, seperti ijazah, akta catatan sipil, dokumen kependudukan, SKCK, dokumen notaris, sertifikat, dan dokumen hukum lainnya.
Sesudah apostille terbit, simpan bukti pembayaran, salinan digital dokumen yang diajukan, dan catatan nomor atau identitas sertifikat untuk kebutuhan pengecekan. Kedutaan Jerman di Jakarta menegaskan bahwa prosedur pembuktian keaslian dokumen seperti apostille harus sudah selesai sebelum pengajuan visa. Jika Anda menata arsip dengan rapi, Anda bisa menjawab permintaan “proof” dari HR atau otoritas Jerman tanpa mencari dokumen dari awal.
5. Siapkan terjemahan bahasa Jerman yang diakui, dan pahami bahwa terjemahan tidak bisa di-apostille-kan
Otoritas Jerman menjelaskan bahwa bila instansi atau pengadilan Jerman meminta terjemahan dokumen asing. Mereka juga menegaskan bahwa terjemahan bukan dokumen publik, sehingga terjemahan tidak bisa menerima apostille atau legalisasi. Artinya, strategi aman biasanya adalah mengurus apostille pada dokumen sumbernya, lalu membuat terjemahan yang dapat dipakai langsung untuk administrasi Jerman.
Untuk mencari penerjemah yang statusnya jelas, Jerman menyediakan basis data resmi penerjemah. Portal Justiz juga menjelaskan bahwa basis data ini memuat penerjemah yang telah melewati pemeriksaan kelayakan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Urus pengakuan kualifikasi bila profesi atau visa Anda membutuhkannya, karena dokumennya berbeda dari visa biasa
Jika Anda mengajukan pengakuan kualifikasi profesional, portal “Recognition in Germany” menjelaskan bahwa sering diperlukan terjemahan bahasa Jerman. Portal tersebut juga memberi catatan agar tidak mengirim dokumen asli, karena yang dibutuhkan umumnya adalah salinan resmi atau dokumen digital sesuai arahan otoritas berwenang.
Untuk kualifikasi akademik, situs Make it in Germany menjelaskan bahwa bila gelar Anda tidak tercantum atau tidak dinilai setara di anabin, maka bisa meminta evaluasi individual berupa Statement of Comparability dari ZAB. Dengan menyiapkan dokumen pengakuan sejak jauh hari, Anda mencegah situasi “visa siap tetapi bukti kualifikasi belum beres”.
Baca Juga: Rekomendasi Universitas Terbaik di Jerman Berdasarkan Jurusan Kualiahnya
7. Finalisasi “paket berangkat” yang siap unggah dan siap diperiksa di Jerman
Tahap akhir adalah merakit paket dokumen yang urut, mudah dibaca, dan konsisten dari sisi nama, tanggal lahir, serta nomor identitas. Kedutaan Jerman di Jakarta menekankan bahwa kerusakan pada segel apostille. Untuk keamanan, siapkan dua bentuk: berkas fisik yang rapi dan salinan digital berwarna yang tidak terpotong.
Jika Anda masuk jalur pengakuan kualifikasi, periksa lagi apakah otoritas meminta terjemahan oleh penerjemah tersertifikasi. Saat paket Anda sudah lengkap, tidak hanya lebih siap berangkat, tetapi juga lebih siap saat HR atau kantor lain meminta bukti tambahan setelah Anda tiba.
Proses legalisasi dokumen kerja ke Jerman paling aman bila Anda mengikuti urutan yang konsisten. Dengan disiplin pada tujuh tahapan ini, Anda mengurangi risiko dokumen ditolak saat visa, saat pengakuan kualifikasi, maupun saat mulai bekerja di Jerman.
Download Aplikasi Transfez
Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke luar negeri dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Transfez Bisnis juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara di Jerman yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs. Download sekarang!
