5 Kesalahan Fatal dalam Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Uni Emirat Arab yang Sering Bikin Gagal Kerja

Bekerja di Uni Emirat Arab (UEA), baik di Dubai maupun Abu Dhabi, merupakan impian banyak profesional karena standar hidup yang tinggi dan gaji bebas pajak. Namun, gerbang menuju karier di sana sangat bergantung pada satu tahap administratif yang sangat ketat: legalisasi dokumen. 

Berbeda dengan negara-negara yang masuk dalam Konvensi Apostille (seperti Singapura atau Australia), Uni Emirat Arab memiliki prosedur proses legalisasi dokumen kerja ke Uni Emirat Arab yang lebih kompleks dan berlapis. 

Sedikit saja kesalahan dalam urutan stempel atau kualitas fisik dokumen dapat menyebabkan penolakan visa kerja, yang pada akhirnya membatalkan kontrak kerja Anda secara sepihak. Memahami jebakan-jebakan administratif ini adalah langkah pertama yang krusial sebelum Anda mengemas koper ke Timur Tengah.

Jebakan Administratif: Mengapa Banyak Dokumen Kerja Ditolak oleh Otoritas Uni Emirat Arab?

Proses atestasi (legalisasi) untuk UEA menuntut ketelitian tingkat tinggi karena melibatkan verifikasi lintas kementerian hingga tahap akhir di Kedutaan (Embassy). Untuk menghindari pemborosan waktu dan biaya yang besar, berikut adalah lima kesalahan fatal yang wajib Anda hindari dalam mengurus dokumen kerja ke UEA.

1. Mengira Apostille Indonesia otomatis diterima di UAE

Kesalahan paling mahal adalah mengurus Apostille, lalu merasa dokumen sudah “pasti beres” untuk dipakai di UAE. Pada praktiknya, Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille, dan ini ditegaskan dalam informasi layanan Apostille Kemenkum. Jika negara tujuan tidak berada dalam skema itu, dokumen Anda tetap berisiko ditolak. Sebab, jalur yang diminta adalah legalisasi berantai, bukan Apostille saja.

Cara aman adalah mengunci fakta dasar sejak awal: UAE tidak tercantum sebagai pihak pada status table Konvensi Apostille (HCCH) yang menjadi rujukan utama negara peserta. Akibatnya, banyak paket dokumen yang berhenti di tengah jalan karena pihak penerima di UAE tetap mencari rangkaian stempel legalisasi. Jika Anda sudah terlanjur membuat Apostille, posisikan itu sebagai dokumen tambahan, bukan pengganti. Pengecualian ketika lembaga penerima secara tertulis menyatakan Apostille sudah cukup.

2. Salah urutan pengesahan: lompat instansi, lalu “stempel tidak nyambung”

Legalisasi dokumen itu seperti rantai, karena tiap stempel bertugas menguatkan stempel sebelumnya. Banyak pemohon langsung mengejar stempel Kedutaan UAE, padahal sejumlah misi UAE menjelaskan bahwa dokumen harus lebih dulu dilegalisasi oleh “national foreign office” di negara penerbit. Kalau analoginya tangga, Anda tidak bisa menginjak anak tangga keempat tanpa pijakan di anak tangga sebelumnya.

Di sisi Indonesia, kesalahan urutan sering terjadi saat pemohon melewati tahap legalisasi Kemenlu, atau membayar dan datang sebelum ada persetujuan sistem. Panduan layanan legalisasi Kemlu di portal Indonesia.go.id menekankan bahwa pemohon menunggu notifikasi persetujuan, baru membayar PNBP.

Alur yang rapi biasanya dimulai dari pengesahan instansi penerbit dokumen, dilanjutkan legalisasi kementerian yang relevan, lalu legalisasi Kemlu. Kemudian, barulah masuk ke jalur Kedutaan UAE dan tahap akhir MOFAIC di UAE.

Baca Juga: Tahapan Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Singapura yang Wajib Diketahui Sebelum Berangkat

3. Mengirim fotokopi, dokumen laminasi, atau paket yang tidak memenuhi syarat fisik

Kesalahan yang terlihat sepele tetapi sering “auto-reject” adalah membawa dokumen yang salah bentuk. Misalnya fotokopi biasa, hasil scan, atau dokumen yang sudah dilaminasi. Pada halaman layanan attestation MOFA UAE, syaratnya jelas: dokumen harus berupa original dalam bahasa Inggris atau Arab, atau disertai terjemahan resmi, dan dokumen tidak boleh dilaminasi. Beberapa halaman misi UAE juga menegaskan bahwa dokumen fisik original dibutuhkan untuk proses attestation digital. Dengan begitu, format yang salah biasanya langsung dipulangkan.

Kesalahan lain yang sering luput adalah menggabungkan beberapa dokumen dalam satu “bundle” saat pengesahan, lalu berharap dianggap satu paket. Sejumlah panduan misi UAE menyebut dokumen yang di-apostille dalam bentuk bundle tidak diterima dan setiap dokumen harus diproses terpisah. 

Hal ini menunjukkan bahwa otoritas mereka sangat ketat soal identitas setiap lembar. Praktiknya, Anda perlu menyiapkan dokumen satu per satu, menjaga kondisi kertas tetap bersih, tidak distaples sembarangan, dan memastikan semua halaman yang merupakan satu kesatuan dokumen ikut terbawa.

4. Terjemahan tidak resmi, atau terjemahan dibuat pada waktu yang keliru

Di UAE, dokumen non-Inggris/Arab sering tetap diminta versi terjemahan resmi agar bisa dipakai untuk proses visa, kontrak kerja, atau pembuktian administratif. MOFA UAE menyebut dokumen harus dalam bahasa Inggris atau Arab, atau memiliki terjemahan resmi. Masalah tambah besar muncul ketika hasil terjemahan tidak persis sama dengan dokumen asli, karena satu perbedaan istilah bisa dibaca sebagai perubahan makna.

Waktu pembuatan terjemahan juga sering salah, terutama saat pemohon menerjemahkan dulu, lalu melakukan legalisasi belakangan. Dengan begitu, urutan stempel pada berkas terjemahan tidak sesuai dengan berkas asli. 

Dalam praktik legalisasi lintas negara, versi yang paling aman adalah memastikan dokumen final (yang sudah benar formatnya) dulu, baru diterjemahkan dengan menyertakan seluruh elemen yang dibutuhkan. Kemudian, dilegalisasi sesuai jalur yang diminta lembaga penerima.

5. Mengabaikan konsistensi data dan masa berlaku dokumen, lalu dianggap tidak valid

Banyak orang fokus mengejar stempel, tetapi lupa bahwa pihak penerima biasanya memeriksa isi dokumen lebih dulu sebelum memeriksa legalisasinya. Perbedaan ejaan nama, urutan nama, atau nomor identitas antara paspor, ijazah, surat pengalaman kerja, dan SKCK dapat membuat HR menahan proses. Mereka butuh kepastian bahwa semua dokumen merujuk pada orang yang sama.

Selain itu, beberapa jenis dokumen punya “nilai praktis” yang menurun ketika sudah terlalu lama diterbitkan. Anda juga perlu menyiapkan ruang waktu untuk proses tahap akhir di UAE, karena prosedur MOFAIC biasanya memakai sistem digital. Pembayaran dan pengiriman via kurir dengan biaya yang diberitakan sekitar AED 150 untuk layanan attestation pada kategori tertentu.

Kegagalan kerja ke Uni Emirat Arab sering terjadi bukan karena Anda terlambat mengurus satu stemple. Terdapat salah memahami jalur legalisasi yang diminta UAE. Dengan menata urutan dari awal, menjaga dokumen tetap original dan terbaca, serta memastikan isi dokumen rapi dan seragam, peluang Anda lolos tahap administratif akan jauh lebih stabil.

Baca Juga: Alasan Mengapa Etika Kerja dan Budaya Perusahaan di Thailand Jadi Rahasia Sukses Bisnis Asia

Download Aplikasi Transfez

Kirim Uang ke Uni Emirat Arab Sekarang Jauh lebih mudah. Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke luar negeri dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Jack Finance juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs. Download sekarang!