Tahapan Proses Legalisasi Dokumen Kerja ke Singapura yang Wajib Diketahui Sebelum Berangkat

Mendapatkan tawaran kerja di Singapura adalah pencapaian besar, namun tantangan berikutnya adalah memastikan semua berkas administrasimu diakui secara hukum oleh otoritas setempat, seperti Ministry of Manpower (MOM). 

Sejak Indonesia resmi bergabung dalam Konvensi Apostille, proses legalisasi dokumen kerja ke Singapura kini menjadi jauh lebih ringkas dibandingkan sistem lama yang harus melibatkan banyak kementerian dan kedutaan. Dokumen seperti ijazah, transkrip nilai, hingga akta kelahiran kini hanya membutuhkan sertifikat Apostille agar sah digunakan di luar negeri. Memahami alur ini dengan benar sangatlah krusial untuk menghindari penolakan visa kerja (EP atau S-Pass) yang disebabkan oleh dokumen yang tidak valid atau salah prosedur.

Panduan Langkah demi Langkah Verifikasi Dokumen Kerja Melalui Sistem Apostille untuk Singapura

Alur legalisasi dokumen saat ini sudah terintegrasi secara digital, namun ketelitian pada setiap tahapan tetap menjadi kunci utama. Agar rencana keberangkatan kamu berjalan mulus tanpa hambatan birokrasi, berikut adalah tujuh tahapan penting yang harus kamu lalui secara sistematis.

1. Tetapkan dulu tujuan pemakaian dokumen di Singapura

Langkah pertama adalah memastikan dokumen kamu akan dipakai untuk kebutuhan apa, misalnya pengajuan work pass, proses onboarding HR, pembukaan rekening, atau pengurusan keluarga. Kebutuhan yang berbeda sering meminta kombinasi dokumen yang berbeda, dan Singapura juga bisa meminta dokumen pendukung tambahan saat menilai permohonan.  

Kalau kamu mengurus work pass, biasakan memisahkan “dokumen identitas” (paspor), “dokumen kompetensi” (ijazah), dan “dokumen riwayat kerja” (kontrak, slip gaji, riwayat pekerjaan). Cara ini sejalan dengan pola dokumen yang diminta pada beberapa skema izin kerja di situs resmi Ministry of Manpower (MOM).  

2. Siapkan dokumen asli dan pastikan sudah “beres” di instansi penerbitnya

Sebelum masuk ke Apostille, pastikan kamu memegang dokumen yang benar-benar siap dipakai, misalnya ijazah yang valid, SKCK yang masih berlaku, atau akta yang datanya konsisten dengan KTP dan paspor. Dalam layanan Apostille Indonesia, dokumen yang diajukan pada dasarnya adalah dokumen publik dan/atau dokumen yang sudah dilegalisir pejabat publik di instansi penerbit.

Contoh yang sering bikin tertahan adalah perbedaan ejaan nama, urutan nama, atau tanggal lahir antara paspor dan dokumen lain. Perbedaan ini biasanya memicu permintaan surat penjelasan atau dokumen pendukung. MOM juga menyebut bila nama di paspor berbeda dari dokumen lain, kamu perlu mengunggah surat penjelasan dan bukti pendukung seperti deed poll.  

3. Terjemahkan dokumen ke bahasa Inggris dengan format yang diterima

Untuk kebutuhan pengajuan ke MOM, dokumen non-Inggris perlu diunggah bersama terjemahan Inggris dalam satu berkas. Dengan begitu, kamu sebaiknya menyiapkan versi pindai yang rapi sejak awal. MOM menegaskan dokumen non-Inggris harus diunggah bersama terjemahan Inggris sebagai satu file, dan terjemahan bisa dilakukan oleh penyedia jasa terjemahan.  

Di tahap ini, yang paling aman adalah membuat paket “Asli + Terjemahan” per dokumen, misalnya “Ijazah + English translation” dan “SKCK + English translation”, lalu simpan juga versi PDF yang ringan untuk unggahan. Pola penggabungan seperti ini membuat berkas kamu mudah dibaca oleh HR dan tidak tercecer saat perlu dikirim ulang.  

Baca Juga: Ciri Khas Etika Kerja dan Budaya Perusahaan di Malaysia yang Wajib Diketahui Pencari Kerja dan Profesional

4. Jika dokumen kamu bukan dokumen publik, lakukan notarisasi atau buat salinan resmi yang bisa diautentikasi

Apostille pada prinsipnya dipakai untuk dokumen public. Jadi untuk dokumen “privat” seperti surat pengalaman kerja perusahaan, surat referensi, atau pernyataan tertentu, kamu sering perlu notaris terlebih dahulu agar ada tangan pejabat yang bisa diautentikasi. Prinsip ini juga tampak pada panduan Singapura untuk apostille dokumen yang akan dipakai di luar negeri, yaitu dokumen tertentu perlu dinotariskan dulu sebelum diajukan untuk proses apostille.  

Secara praktis, notarisasi membantu mengunci dua hal: identitas penandatangan dan kesesuaian salinan dengan dokumen yang ditunjukkan. Setelah itu, kamu punya “titik rujukan resmi” yang lebih mudah diterima lintas lembaga, terutama saat perusahaan di Singapura meminta bukti yang tidak sekadar hasil scan biasa.  

5. Ajukan Apostille Indonesia lewat sistem AHU (ini inti legalisasi ke Singapura)

Untuk jalur Apostille, Indonesia menerapkan permohonan melalui aplikasi/laman resmi Apostille AHU, lalu permohonan diverifikasi oleh Ditjen AHU sebelum kamu membayar PNBP. Salah satu stkamur layanan Kanwil menyebut mekanisme umum: ajukan melalui laman Apostille AHU, diverifikasi, lakukan pembayaran, lalu sertifikat dapat dicetak di kantor wilayah.  

Soal biaya, beberapa publikasi layanan Kemenkum menyebut tarif PNBP Apostille sebesar Rp150.000 per dokumen, sehingga kamu sebaiknya menghitung jumlah dokumen sejak awal agar tidak terasa boros di akhir. 

Beberapa standar layanan juga mencantumkan estimasi waktu layanan, misalnya 3 hari pada salah satu Kanwil. Sedangkan berita AHU menyebut verifikasi dapat berlangsung beberapa hari kerja sebelum pembayaran dan pencetakan.  

6. Pastikan jenis dokumen kamu termasuk yang bisa diajukan, lalu urutkan sesuai kebutuhan kerja

Banyak pelamar kerja baru sadar terlambat bahwa dokumen yang perlu dilegalisasi bukan cuma ijazah, melainkan juga dokumen pendukung seperti SKCK, dokumen kependudukan, atau dokumen kesehatan. 

Dalam daftar contoh jenis dokumen pada layanan Apostille Kemenkum, yang sering relevan untuk pekerja antara lain ijazah pendidikan, akta kelahiran, akta nikah, SKCK, dokumen kesehatan, dokumen terjemahan, dan dokumen notaris.  

Supaya tidak kebanyakan, urutkan berdasarkan “yang paling sering diminta di awal” dan “yang biasanya menyusul”, misalnya paspor, ijazah, transkrip, lalu dokumen sipil seperti akta lahir atau akta nikah bila kamu membawa keluarga. Cara ini juga membantu kamu menyusun satu paket siap unggah, karena MOM bisa meminta dokumen lain ketika melakukan peninjauan aplikasi.  

Baca Juga: Rahasia Etika Kerja dan Budaya Perusahaan di Korea Selatan yang Membuat Karyawannya Super Disiplin

7. Verifikasi sertifikat Apostille dan bangun arsip digital yang tahan “minta ulang”

Setelah Apostille terbit, jangan berhenti di cetak-stiker saja, karena kamu tetap perlu memastikan sertifikatnya dapat diverifikasi jika suatu saat diminta oleh pihak Singapura. Beberapa halaman layanan Kanwil menyebut verifikasi sertifikat Apostille dapat dilakukan melalui laman verifikasi Apostille AHU, sehingga kamu sebaiknya menyimpan hasil scan yang jelas dan mudah dilacak.  

Arsip yang rapi biasanya terdiri dari: versi PDF scan dokumen asli, versi terjemahan Inggris, dan versi dokumen yang sudah ber-Apostille, lalu semuanya disimpan dalam folder yang penamaannya konsisten. Kebiasaan sederhana ini berguna saat HR meminta kirim ulang, saat kamu perlu submit ke portal pemerintah, atau saat bank meminta dokumen yang sama namun format unggahnya berbeda.  

Proses legalisasi dokumen kerja ke Singapura paling aman jika kamu mengikuti alur yang rapi: bereskan dokumen di sumbernya, siapkan terjemahan Inggris yang layak unggah, lalu gunakan jalur Apostille melalui AHU untuk dokumen publik yang relevan. 

Setelah itu, kunci kelancaran biasanya ada pada arsip digital yang rapi, karena dokumen yang sama bisa diminta ulang oleh HR, portal pemerintah, atau layanan finansial. Dengan persiapan seperti ini, kamu berangkat bukan hanya membawa dokumen, tetapi membawa “paket administrasi” yang siap dipakai kapan pun dibutuhkan.   

Download Aplikasi Transfez

Kirim Uang ke Singapura Sekarang Jauh lebih mudah. Aplikasi Transfez bisa bantuin kamu untuk transfer uang ke luar negeri dengan lebih cepat, hemat, dan efisien. Jack Finance juga bisa bantuin bisnis kamu dalam melakukan transaksi ke luar negeri loh. Untuk kamu yang ingin mengirim uang ke sanak saudara yang berada di luar negeri karena sedang menjalankan pendidikan, bekerja, ataupun traveling, Transfez akan siap membantu. Aplikasi ini tersedia di Android dan juga iOs. Download sekarang!